Veranstaltungskaufleute planen, organisieren und vermarkten Kongresse, Messen, Firmenevents, Konzerte und Kulturveranstaltungen von der Konzeptidee bis zur Nachkalkulation. Der Beruf verbindet kaufmännisches Denken mit Kreativität und hohem Koordinationsaufwand unter Zeitdruck. Er eignet sich für kommunikationsstarke Menschen mit Organisationstalent, die gerne mit Dienstleistern, Kunden und Technikteams zusammenarbeiten.
Ausbildungsdauer
3 Jahre
Azubi-Gehalt
620–950 €
pro Monat
Einstiegsgehalt
ab 2400 €
nach der Ausbildung
Prüfung
IHK-Abschluss
Morgens beginnt der Arbeitstag meist mit der Prüfung von E-Mails und der Aktualisierung von Projektplänen in Software wie Asana, MS Project oder branchenspezifischen Tools wie Eventbrite oder famoso. Du koordinierst Angebote von Caterern, Veranstaltungstechnikern, Hotelkontingenten und Druckdienstleistern, verhandelst Preise und erstellst Kostenvoranschläge sowie Budgetpläne in Excel oder SAP. Ein typisches Vormittagsbeispiel: Du prüfst eingehende Teilnehmeranmeldungen für ein Firmenseminar, bearbeitest sie im Anmeldesystem und sendest Bestätigungen heraus. Nachmittags steht häufig die Abstimmung mit Kunden und internen Abteilungen im Mittelpunkt – etwa Briefings mit dem Marketingteam zur Gestaltung von Flyern, Bannern und Social-Media-Ankündigungen. Vor Ort bei der Veranstaltung überwachst du den Aufbau, prüfst Bestuhlung, Bühnentechnik und Catering-Aufbau und bist Ansprechpartner für alle Beteiligten. Nach der Veranstaltung erstellst du die Nachkalkulation, wertest Teilnehmerfeedback aus und pflegst Kundendaten im CRM-System. Du arbeitest eng mit Eventmanagern, Technikern, Grafikern und externen Dienstleistern zusammen.
Veranstaltungskaufleute arbeiten bei Eventagenturen (z. B. VOK DAMS, Uniplan, MCI), Kongresszentren (z. B. Congress Center Hamburg, Messe Frankfurt), Hotelbetrieben mit Tagungsbereich (Hilton, Marriott), Messe- und Ausstellungsgesellschaften, Kultureinrichtungen (Theater, Konzerthäuser), Verbänden und Non-Profit-Organisationen sowie in internen Eventagenturen großer Unternehmen (z. B. Automobilkonzerne, Pharmaunternehmen). Der Fachkräftemangel in der Eventbranche ist seit 2022 deutlich spürbar.
Empfohlen wird mindestens ein mittlerer Schulabschluss (Realschulabschluss), da die Ausbildung kaufmännische Rechenkenntnisse, schriftliche Kommunikation und Textverständnis auf solidem Niveau erfordert. Wichtige Schulfächer sind Deutsch, Mathematik, Wirtschaft/Sozialwissenschaften und Englisch (für internationale Events). Persönlich punkten Bewerber mit ausgeprägtem Organisationstalent, Stressresistenz bei Termindruck, Kommunikationsstärke im Umgang mit Kunden und Dienstleistern, Kreativität bei der Konzeptentwicklung sowie einer strukturierten, eigenverantwortlichen Arbeitsweise. Freude an der Arbeit mit Menschen und Flexibilität bezüglich Arbeitszeiten (Abende, Wochenenden) sind essenziell.
Im ersten Lehrjahr stehen kaufmännische Grundlagen im Vordergrund: Buchführung, Rechnungswesen, Vertragsrecht (BGB, Veranstaltungsrecht), Bürokommunikation sowie ein erster Überblick über Veranstaltungsformate und -typen. Du lernst den Umgang mit Office-Anwendungen und grundlegende Marketingkonzepte kennen. Im zweiten Lehrjahr vertiefst du Projektmanagement, Budgetplanung, Lieferantenauswahl und das Erstellen von Leistungsverzeichnissen. Veranstaltungstechnik, Sicherheitsvorschriften (z. B. Versammlungsstättenverordnung) und Sponsoring-Konzepte werden praxisnah vermittelt. Im dritten Lehrjahr liegt der Fokus auf Controlling, Abschlusskalkulation, Kundenakquise und strategischem Marketing sowie der selbstständigen Leitung von Teilprojekten. Im Vergleich zur Fachkraft für Veranstaltungstechnik liegt hier klar der Schwerpunkt auf dem kaufmännisch-organisatorischen Bereich statt auf der technischen Umsetzung.
Die Zwischenprüfung findet Mitte des zweiten Lehrjahres (ca. Herbst) statt. Sie umfasst einen schriftlichen Teil mit 120 Minuten zu kaufmännischen Grundlagen, Projektplanung und Veranstaltungsrecht. Die Abschlussprüfung Teil 2 erfolgt am Ende des dritten Lehrjahres (Frühjahr oder Sommer). Sie besteht aus vier Prüfungsbereichen: 1. 'Veranstaltungsplanung und -organisation' – schriftlich, 150 Minuten (25 % Gewichtung). 2. 'Kaufmännische Steuerung und Kontrolle' – schriftlich, 90 Minuten (20 % Gewichtung). 3. 'Wirtschafts- und Sozialkunde' – schriftlich, 60 Minuten (10 % Gewichtung). 4. 'Durchführung einer Veranstaltung' – praktische Arbeitsaufgabe mit anschließendem Fachgespräch, ca. 75 Minuten Vorbereitung und 20 Minuten Gespräch (45 % Gewichtung). Die praktische Arbeitsaufgabe besteht aus der Planung und Präsentation eines Veranstaltungskonzepts. Zum Bestehen ist in jedem Prüfungsbereich mindestens die Note 'ausreichend' (50 Punkte von 100) erforderlich; eine schwache Einzelleistung kann unter Bedingungen durch andere Bereiche ausgeglichen werden.
Prüfungsthemen
Nach der Ausbildung stehen mehrere Weiterbildungswege offen: Der 'Geprüfte Veranstaltungsfachwirt IHK' (staatlich anerkannt) qualifiziert für Führungspositionen in der Eventbranche. Alternativ bietet sich der 'Fachwirt für Marketing IHK' oder ein Bachelorstudium in Event Management, Tourismusmanagement oder BWL an Hochschulen wie der DHBW oder privaten Eventakademien an. Nach 5–10 Jahren Berufserfahrung sind Positionen wie Projektleiter Events, Head of Events, Marketing Manager oder selbstständiger Eventunternehmer realistisch. Spezialisierungen sind möglich in den Bereichen Messewesen, Corporate Events, Kulturveranstaltungen, Kongress- und Tagungsmanagement oder Live-Entertainment. Das Gehalt steigt mit Verantwortung von ca. 2.500 EUR auf 4.500–6.000 EUR brutto monatlich in Führungspositionen.
Bewerben solltest du dich 12–18 Monate vor Ausbildungsstart (also ab Herbst/Winter für einen Beginn im folgenden Herbst), da beliebte Eventagenturen und Kongresshäuser früh auswählen. In die Bewerbungsmappe gehören: Anschreiben mit konkretem Bezug zur Veranstaltungsbranche, Lebenslauf, letztes Schulzeugnis und ggf. Praktikumsnachweise (ein Praktikum in einer Eventagentur ist ein klarer Pluspunkt). Beim Vorstellungsgespräch werden häufig Szenarien wie 'Wie würdest du eine Firmenfeier für 100 Personen planen?' gestellt. Einige Arbeitgeber verlangen einen IHK-Einstellungstest mit kaufmännischen Rechenaufgaben und Deutschkenntnissen. Überzeuge durch nachgewiesenes Eigenengagement: Erfahrungen in der Schulveranstaltungsorganisation, Ehrenamt bei Vereinsfesten oder eigene Projektideen zeigen Ausbildern praktische Eigeninitiative.
Ratgeber
Der Veranstaltungskaufmann ist ein 3-jähriger anerkannter Ausbildungsberuf nach BBiG. Das Ausbildungsgehalt liegt je nach Betrieb und Lehrjahr zwischen 620 und 950 Euro monatlich. Nach der Ausbildung verdienen Berufseinsteiger durchschnittlich ab 2.400 Euro brutto monatlich.
Pharmazeutisch-kaufmännischer Angestellter
Pharmazeutisch-kaufmännische Angestellte (PKA) arbeiten in Apotheken an der Schnittstelle zwischen Pharmazie und kaufmännischer Verwaltung. Sie übernehmen Warenwirtschaft, Abrechnung und die Beratung bei apothekenüblichen Produkten – nicht aber die Arzneimittelberatung, die Apothekern vorbehalten ist. Der Beruf eignet sich für Menschen mit Interesse an Gesundheitsthemen, Zahlen und direktem Kundenkontakt.
3 Jahre →
Buchhändler
Buchhändlerinnen und Buchhändler verkaufen Bücher, Hörbücher, E-Books und Presseartikel in Buchhandlungen, Verlagen oder im Versandhandel. Der Beruf verbindet Literaturleidenschaft mit kaufmännischem Denken: Sortimentsgestaltung, Kundenberatung und Veranstaltungsorganisation prägen den Alltag. Er eignet sich besonders für Menschen, die gerne lesen, kommunikationsfreudig sind und Freude an Beratung und kreativer Präsentation haben.
3 Jahre →
Personaldienstleistungskaufmann
Personaldienstleistungskaufleute vermitteln und verleihen Arbeitskräfte an Unternehmen – sie sind das Bindeglied zwischen Arbeitssuchenden und Betrieben. Der Beruf verbindet Vertrieb, Personalberatung und Arbeitsrecht unter einem Dach. Er eignet sich für kommunikationsstarke Menschen mit Interesse an Menschenführung, Vertragsrecht und wirtschaftlichem Denken.
3 Jahre →
Drogist
Drogisten beraten Kunden in Drogerien und Reformhäusern zu Körperpflege, Kosmetik, Nahrungsergänzungsmitteln, Reinigungs- und Haushaltsprodukten sowie pflanzlichen Heilmitteln. Der Beruf verbindet fundiertes naturwissenschaftliches Wissen mit intensiver Kundenberatung und kaufmännischem Handeln. Er eignet sich für Menschen mit Interesse an Chemie, Biologie und Gesundheitsthemen sowie Freude am direkten Kundenkontakt.
3 Jahre →